Jak efektywnie prowadzić ewidencję czasu pracy?

Odpowiednie oprogramowanie w firmie to podstawa dzisiejszych nowoczesnych przedsiębiorstw. Wśród takich narzędzi nie może zabraknąć także elektronicznego systemu do ewidencji czasu pracy. Co warto na ten temat wiedzieć?

Dokładność się opłaca

Przestarzałe metody nie są tak dokładne, jak te nowoczesne. Papierowa ewidencja czasu pracy pewnie sprawdzała się jeszcze kilkanaście lat temu, natomiast obecnie warto takie zadanie zautomatyzować. Elektroniczne dane będą dokładniejsze i rejestrowane przez sam system, a nie wpisywane samodzielnie przez pracowników. Zatem na ich podstawie można wyliczyć dokładny czas, jaki dana osoba poświęca na pracę. System rejestruje bowiem zdarzenia wyjścia, wejścia, przerwy, czy spóźnienia co do minuty. Ponadto, o wiele łatwiej jest później takie dane uporządkować i wyliczyć na ich podstawie wynagrodzenie. Dla firmy taka dokładność przekłada się na oszczędność, ponieważ znacznie łatwiej można wychwycić nierzetelne osoby.

Więcej niż tylko ewidencja

Warto podejść do tematu ewidencji w sposób nieco szerszy. Wykorzystanie nowoczesnego narzędzia umożliwia nie tylko rejestrację czasu pracy, ale także ułatwia wiele innych spraw. Są one równie ważne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa i zarządzania zasobami ludzkimi. Chodzi na przykład o przygotowywanie grafików. Ich sporządzenie nie jest wcale prostą sprawą, gdy pracodawca podejmuje się takiego zadania samodzielnie i wykonuje te czynności manualnie. Poza tym z poziomu takiej aplikacji można zarządzać także urlopami, czy delegacjami.

Cały proces online

Ważną kwestią i jednocześnie dużą korzyścią jest to, że wszystkie czynności związane z ewidencją są wykonywane online. Dzięki temu obieg informacji w firmie jest znacznie szybszy niż w przypadku korzystania z tradycyjnych metod i papierowych dokumentów. Ponadto, również sami pracownicy mają łatwy dostęp do danych i mogą na bieżąco sprawdzać na przykład swój grafik pracy. Takie rozwiązanie to także więcej miejsca w biurze, ponieważ pozbywamy się niepotrzebnych szafek na dokumenty, w których do tej pory przetrzymywane były wszystkie te papierowe druki.

Efektywna ewidencja czasu pracy to taka, która odbywa się płynnie i samodzielnie, czyli nie trzeba angażować do jej obsługi dodatkowych osób. Taka automatyzacja jest dużą oszczędnością dla firmy, ale też sporym ułatwieniem wielu zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Warto poczytać nieco więcej na ten temat w artykule opisującym system rejestracji czasu pracy w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

[Głosów:0    Średnia:0/5]